Ben je er klaar mee dat elke vergadering tot niets uit lijkt te lopen? Dat je telkens ontzettend hard je best doet om de aandacht van iedereen erbij te houden, maar toch weer blijkt dat deze allang vervlogen is? Hoogstwaarschijnlijk ben je dan niet alleen. Bijna niemand geniet echt van vergaderen. Al helemaal niet als dit niets oplevert. Als organisator is dit misschien nog wel lastiger. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel om de vergadering tot een goed einde te brengen. Bovendien zie je graag oplossingen voor pijnpunten binnen het bedrijf komen. Maar wat doe je als het maar niet lukt om effectief te vergaderen?

Simpel. Dan is het tijd voor verandering! Er zijn gelukkig enkele relatief eenvoudige manieren waarop jij voortaan weer alle neuzen dezelfde richting op kunt laten wijzen. Effectief vergaderen is niet zo lastig als je denkt. Vergaderen doe je zo!

1) Extern vergaderen

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om grote vergaderingen buiten de deur te voeren. Extern vergaderen bij Easymeeting bijvoorbeeld. Hier vind je een aantal inspirerende en fijne locaties waar je met een grotere groep kunt vergaderen. Deze locaties zijn van werkelijk alle gemakken voorzien en het is zelfs mogelijk om extra catering te regelen. Op die manier wordt vergaderen een stuk fijner én effectiever.

Uit onderzoek blijkt dat mensen namelijk creatiever en meer gefocust zijn als ze extern vergaderen. Een nieuwe locatie biedt simpelweg veel meer inspiratie. Bovendien is de urgentie van de vergadering ook wel duidelijk als dit extern wordt gevoerd. Dat voelt allemaal heel anders dan halverwege de dag even in een kantoor neerstrijken. Grote kans dat de focus dan al volledig weg is gesijpeld. Kies er voor grote vergadering dus liever voor om extern iets te regelen.

2.) Verschaf alvast de nodige informatie

Het is belangrijk dat elke genodigde weet waar de vergadering over zal gaan. Dat zorgt alvast voor de nodige voorbereiding. Wellicht kun je mensen alvast vragen om met ideeën te komen. Zo kunnen ze hier in hun eigen tijd alvast wat aan denken, waardoor de vergadering straks veel soepeler verloopt. Schrijf daarom de belangrijkste punten tijdens de vergadering alvast op en laat aan alle genodigden weten welke input je van hun verwacht. Op die manier weet je zeker dat je met de juiste antwoorden zult komen.

3.) Laat iedereen aan het woord

Tijdens een vergadering zijn er vaak twee verschillende groepen. Er is één groep met mensen die constant aan het woord zijn. Maar ook een groep van mensen die aandachtig luisteren en weinig zeggen. Het is enorm belangrijk om iedereen aan het woord te laten. Enerzijds voor de democratie, maar anderzijds ook om eens wat nieuwe ideeën aan te horen. Het zal je soms verbazen met welke goede ideeën mensen blijven zitten. Daarom belangrijk om op iedereen binnen de vergadering te letten en soms onverwachts even iets te vragen. Op die manier zorg je er niet alleen voor dat men gefocust blijft, maar voorkom je ook dat goede ideeën niet uitgesproken worden.